Langkah visi dan misi adalah salah satu yang paling penting dan paling tidak dipahami. Merujuk dari lima buku yang berbeda tentang perencanaan strategis, umumnya dapat menghasilkan lima penjelasan berbeda tentang pernyataan visi dan misi dan tentang apa yang seharusnya dicapai. (Proposisi yang menakutkan karena menyiratkan bahwa penulis yang dianggap ahli dalam subjek, bahkan tidak setuju!). Definisi sederhana visi dan misi yang mudah digunakan adalah sebagai berikut:
Visi adalah mengartikulasikan keadaan ideal masa depan organisasi. Dengan kata lain, jika berhasil dalam mengemudi organisasi kearah yang diinginkan, maka akan terlihat seperti ketika sampai tujuan.
Misi adalah bagaimana organisasi dapat menjalankan atau melakukan bisnisnya.
Tujuan dan nilai dari pernyataan visi secara harfiah adalah untuk memastikan bahwa setiap orang (terutama para pemimpin) dalam suatu organisasi memiliki kesamaan pandang tentang apa yang mereka inginkan dimasa depan. Dalam film Forrest Gump, tokoh utama berkata, “jika kamu tidak tahu kemana kamu akan pergi, mungkin kamu tidak akan sampai disana. Ini adalah cara yang sempurna dan benar untuk berfikir mengapa sebuah organisasi membutuhkan visi.
Tujuan dari misi hanya untuk memberikan fokus dalam pengambilan keputusan saat ini dan alokasi sumber daya yang dihasilkan. Dengan kata lain, jika sebuah peluang membutuhkan modal dan mendukung apa yang organisasi dan bisnis itu lakukan, itu harus sangat dipertimbangkan. Tetapi jika ada kesempatan yang membutuhkan modal namun tidak mendukung misi, itu harus dipertimbangkan dengan layak. Oleh karena itu, nilai misi adalah untuk menjaga agar organisasi tetap fokus dan mencegah dari mencoba menjadi segalanya bagi semua orang. Banyak organisasi kehilangan fokus dan berakhir dengan beberapa prioritas nomor satu yang terus menerus bersaing satu sama lain.
Karena ada banyak ketidakpastian mengenai pernyataan ini, seluruh konsep mengembangkan visi dan misi agar terpenuhi dengan mata berputar dan skeptis. Yang memperumit masalah adalah banyaknya pernyataan visi dan misi yang begitu global sehingga cenderung terdengar sama. (Faktanya, kartunis Dilbert Scott Adams, memiliki generator pernyataan pada situs webnya. Dimana memberikan kepada pembaca dengan misi yang terdengar umum dan penuh dengan kata kunci hari ini dan kemudian, agar memberikan pilihan untuk memilih regenerasi). Contoh standar dari visi umum yaitu: “kami akan menjadi penyedia utama nilai tambah yang berfokus pada pelanggan di pasar dengan solusi yang dipilih secara strategis.”
Kedengarannya bagus bukan? Tapi itu tidak menjelaskan apapun tentang organisasi itu, apa yang ingin dicapai, atau apa yang akan terjadi jika berhasil. Seorang CEO dari Kesehatan besar meluncurkan pernyataan rencana visi baru yang mengklaim organisasinya akan menjadi “Kesehatan pertama” di daerah tersebut. Ketika ditanya tentang apa yang dimaksud dengan rencana Kesehatan “pertama”? Dia berkomentar bahwa pertama ada hubungannya dengan jumlah anggota, dan rencana keanggotaan mereka akan bertambah dari delapan juta menjadi lima belas juta anggota dalam lima tahun kedepan. Ketika mendengar pernyataan itu setengah dari tim manajemen senior hamper pingsan. Dimana keyakinan mereka bahwa “pertama” berarti fokus pada pemurnian, memperluas lini produk, dan cara pelayanan, tetapi pertumbuhan itu mungkin hanya akan meningkat dari delapan juta menjadi 8,2 juta atau lebih dalam prosesnya. Intinya, bahwa tim manajemen yang membuat pernyataan visi ini memiliki interpretasi maknan yang berbeda, dan implikasi dari ketidaksepakatan ini akan menjadi dramatis. Ini jelas membutuhkan serangkaian inisiatif yang sangat berbeda untuk memindahkan organisasi dari delapan juta anggota menjadi lima belas anggota dengan aktifitas yang diperlukan untuk memperkuat penawaran produk dan mengubah ke 8,2 juta anggota.
Sayangnya, ini bukan kejadian yang terisolasi. Untuk menanyakan setiap tim eksekutif secara individu tentang visi untuk masa depan yang akan terlihat dan bisa sangat instruktif untuk organisasi. Salah satu tim eksekutif perusahaan asuransi menanyakan tentang proyeksi premi yang akan ditulis untuk tahun mendatang, dan mereka memberikan jawaban mulai dari $75 juta hingga $425 juta. Beberapa anggota senior ragu-ragu untuk memberikan nomor karena takut dipermalukan oleh kurangnya pengetahuan mereka. Dan ini jelas akan sulit bagi perusahaan untuk melakukan upaya kohesif agar tercapai tujuannya.
Bagaimana bisa, sebuah organisasi berada dalam situasi dimana para pemimpin tidak memahami visinya? Memang kedengarannya terlalu fantastis untuk menjadi kenyataan. Tetapi banyak organisasi yang jatuh kedalam perangkap perencanaan isolasi, dimana setiap bagian fungsional dari organisasi merencanakan tujuan departemennya sendiri tanpa memperhatikan keseluruhan. Dalam kasus ini, biasanya seorang eksekutif sumber daya manusia (SDM) akan bertanggung jawab dengan fungsi dukungan (informasi teknologi (TI) dan keuangan) dalam organisasi untuk mengetahui proyeksi masa depan dan bagaimana cara menentukannya. Ada pertanyaan seperti “akankah mereka mengerti tentang kebutuhan pelanggan eksternalmya?” Banyak sekali para pemimpin dukungan fungsi yang tidak dapat menjawab pertanyaan ini. Bahkan terkadang manajer menjadi bermusuhan ketika ditanya masalah ini, dan menyatakan bahwa “kebutuhan pelanggan eksternal tidak ada hubungannya dengan saya karena semua pelanggan saya adalah internal.” Pandangan ini mengarah pada mentalitas bahwa mereka memiliki visi dan misi yang terpisah. Kerugian dalam masalah ini adalah departemen TI kelas dunia, mungkin memiliki teknologi terbaru dan keahlian yang luar biasa, tetap tidak dimanfaatkan oleh bisnis. Dengan kata lain, teknologi tidak dimanfaatkan, tidak menjadi pendorong keberhasilan organisasi, dan beroperasi secara mode terisolasi. Dengan demikian departemen TI dipandang sebuah kelompok yang tidak fokus pada pelanggan internalnya, sulit dipahami, dan tidak menghargai realitas bisnis.
Pesan moral dari cerita ini adalah bahwa visi dan misi tidak boleh terlalu global dan tidak melakukan apapun selain memenuhi persyaratan. Sebuah organisasi harus memiliki visi dan misi. Pernyataan visi yang baik adalah titik awal untuk membantu organisasi mengartikulasikan apa yang diinginkan agar menjadi tumbuh. Dengan kata lain, jika organisasi menetapkan perencanaan lima tahun ketika mengembangkan strategi, disaat itu juga visi dan misi harus membentuk kerangka kerja bagi perusahaan untuk menggambarkan secara luas dan akan terlihat seperti apa lima tahun kemudian jika berhasil.
Setelah memulai dengan pernyataan global, penting untuk memahami parameter spesifik seperti apa kesuksesan itu. Hal yang hebat tentang daftar tujuan adalah dimana hal itu memberikan bukti bahwa kepemimpinan organisasi memiliki pandangan yang jelas tentang seperti apa organisasi utama di masa depan. Jika perusahaan ingin mengubah visi untuk menggabungkan trend akses dan mobilitas, perusahaan harus mempertahankan prinsip-prinsip untuk menjaga visi agar tetap singkat, tepat, dan mudah dipahami. Perusahaan juga harus memiliki misi yang menyatakan alasan dalam bisnis adalah untuk membantu orang di seluruh dunia untuk menyadari potensi penuh dari perusahaan. Hal ini tentu dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya, dan peluang yang lebih memungkinkan untuk mencapai misi ini adalah mendapatkan prioritas.
Eksekusi proses strategi tergantung pada bagaimana mendapatkan awal yang baik, pandangan ke depan harus dipahami dan disepakati oleh tim senior sebelum melanjutkan kelangkah berikutnya. Mengembangkan pernyataan visi yang benar adalah ilmu yang tidak pasti, namun ada tips yang akan membuat prosesnya akan lebih muda:
Lima elemen umum yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan visi adalah keuangan, pelanggan, proses, teknologi, dan manusia. Tujuannya adalah untuk membingkai pandangan tentang seperti apa masa depan yang ideal. Dan membantu untuk menyusun diskusi diantara tim seputar beberapa pertanyaan seperti: bagaimana mendefinisikan secara finansial? Siapa pelanggan utama? Apakah kebutuhan mereka berubah? Mengapa membeli produkmu? Proses apa yang membedakan dari pesaing (baik secara positif maupun negative)? Kemajuan teknologi apa yang akan mempengaruhi industry di masa depan? Apakah berada diposisi yang tepat untuk memanfaatkannya? Bagaimana dengan tenaga kerja yang memberi keunggulan atau kerugian kompetitif?
Percakapan tentang elemen ini seharusnya tidak berlangsung sepanjang hari saat pertemuan. Diskusikan setiap item untuk waktu yang cukup singkat agar memastikan seluruh tim memiliki pandangan umum yang sama tentang apa yang menjadi kuncinya. Tulislah pernyataan visi setelah berdiskusi untuk memodifikasi tentang point penting agar semua merasa nyaman dengan pernyataan tersebut.
Tidur diatasnya. Umum untuk sebuah pernyataan dimana akan terdengar bagus diakhir pertemuan yang panjang. Setelah istirahat dan refleksi, pernyataan dapat memicu reaksi dan menimbulkan review setelah disarankan pada sesi pengembangan.
Dapatkan umpan balik atas pernyataan yang dimodifikasi dari pemangku kepentingan yang bukan bagian dari proses pengembangan. Untuk melihat apakah pesan yang dikirim oleh para pemimpin diambil oleh mereka yang bukan bagian dari diskusi. [Beauty Kartika Lubis]
